VEDTÆGTER
§ 1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er
Odsherreds Kulturhistoriske Forening
med domænet odsherreds-kulturhistoriske-forening.dk
Foreningen beholder råderetten over såvel navnet Odsherred Museumsforening som domænet odsherred-museumsforening.dk
Foreningens hjemsted er Odsherred Kommune – p.t. med domicil i Gl. Brandstation i Anneberg Kulturpark.
§ 2. Formål
Foreningens formål er primært at virke for udbredelsen af kendskabet og interessen for kulturhistorie i Odsherred, og subsidiært støtte opretholdelsen af professionel kulturhistorisk museumsvirksomhed i Odsherred.
Foreningens formål søges fremmet ved:
• Oplysnings- og formidlingsvirksomhed
• Aktiviteter for medlemmer m.fl.
• Interessegrupper
§ 3. Organisation
Foreningen er en selvstændig, lokal forening, der samarbejder med andre interessenter om kulturhistorie.
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Foreningen kan på opfordring lade sig repræsentere i andre bestyrelser, arbejdsgrupper o.l. Kulturhistorisk forenings bestyrelse udpeger i så fald repræsentanten.
§ 4. Medlemsforhold
Foreningen kan optage enkeltpersoner, virksomheder, selskaber, foreninger og institutioner som medlemmer.
Medlemskab er betinget af indbetalt kontingent og dækker 1 juridisk person. Virksomheder, selskaber, foreninger og institutioner kan valgfrit deltage med 1 person.
§ 5. Generalforsamling
Den årlige generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel ved opslag på foreningens hjemmeside og ved brev/mail til medlemmerne.
Den årlige generalforsamling afholdes inden for kommunens grænser inden udgangen af april måned med følgende dagsorden:
1. Valg af A) dirigent og B) stemmetællere og C) referent.
2. Fremlæggelse af bestyrelsens beretning.
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab.
4. Budget:
A. Fremlæggelse af budget for indeværende år.
B. Fastsættelse af næste års kontingent.
5. Indkomne forslag.
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer.
7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter.
8. Valg af 2 revisorer.
9. Valg af 1 revisorsuppleant.
10. Eventuelt.
Forslag til punkt 5 skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingen. Forslag, der ikke er indsendt rettidigt til bestyrelsen, kan diskuteres på generalforsamlingen, men ikke gøres til genstand for en beslutning/afstemning.
Gæster kan uden tale-, stemme- og valgret deltage i generalforsamlingen.
§ 6. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling finder sted når bestyrelsen finder anledning dertil eller når mindst 25 af foreningens medlemmer har fremsat skriftligt krav derom med angivelse af dagsorden.
Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 6 uger efter begæringens modtagelse.
Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker med samme frister og på samme måde, som til ordinær generalforsamling.
§ 7. Beslutninger
Generalforsamlings beslutninger vedtages med simpelt stemmeflertal.
Hvert medlem uden kontingentrestance har 1 stemme.
Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Ændringer af foreningens vedtægter kan kun ske, hvis mindst 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer stemmer for beslutningen.
Ved personvalg stemmes på det antal personer, der skal vælges. Såfremt der opstilles flere kandidater en det nødvendige antal, foretages skriftlig afstemning.
Generalforsamlingens dirigent afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagers behandling og stemmeafgivning.
§ 8. Bestyrelsen
Til foreningens bestyrelse vælges 3, 5 eller 7 medlemmer.
Den afgående bestyrelse indstiller til generalforsamlingen, om der skal vælges 3, 5 eller 7 medlemmer til bestyrelse for det kommende år.
Valgperioden er 2 år.
Af bestyrelsen afgår i ulige årstal et ulige antal medlemmer og i lige årstal et lige antal medlemmer.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer inden 14 dage efter generalforsamlingen eller efter en ekstraordinær generalforsamling, hvorunder der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når over halvdelen af medlemmerne er til stede.
Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal.
Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden.
§ 9. Foreningens revisorer
Foreningen har 2 revisorer, der væges for 2 år ad gangen, men på skift således at foreningen til stadighed har en revisor med indsigt i foreningens regnskab.
§ 10. Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue.
Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
§ 11. Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Kassereren opbevarer en løbende ajourført og afstemt fortegnelse over årets medlemmer, samt en fortegnelse over eventuelle aktiver.
Bestyrelsen godkender det afsluttede årsregnskab før regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.
Regnskabet skal være revideret senest 15. marts, så det kan udsendes rettidigt sammen med indkaldelse til generalforsamlingen.
§ 12. Kontingent
Kontingentsats fastsættes på årets generalforsamling – gældende for efterfølgende kalenderår.
Kontingent opkræves en gang årligt og gælder for kalenderåret.
Kontingent opkræves på baggrund af en løbende ajourført og afstemt medlems-fortegnelse.
Årsmærker udleveres først efter indbetaling af kontingent.
§ 13. Tegning
Foreningen tegnes af formanden.
Over foreningens kontante midler og bankkonti disponerer kassereren – og/eller en anden af bestyrelsen bemyndiget person – efter bestyrelsens forskrifter.
§ 14. Opløsning
Til beslutning om foreningens opløsning kræves
– at mindst 3/4 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer,
– på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger med mindst 30 dages mellemrum
– stemmer for opløsningen.
Ved opløsning overgives foreningens formue til kulturhistoriske formål i Odsherred Kommune.
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 6. november 2024.
Afløser vedtægt af 13. marts 2024.
FORRETNINGSORDEN
§ 1. FORRETNINGSORDENENS INDRETNING
Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, jf. vedtægterne, og formanden har pligt til at udlevere gældende vedtægter og gældende forretningsorden til nyvalgte bestyrelsesmedlemmer/suppleanter/associerede på 1. bestyrelsesmøde, hvor de deltager.
§ 2. KONSTITUERING OG AFHOLDELSE AF BESTYRELSESMØDER
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer.
Bestyrelsen afholder møder hver måned, eller når formanden eller et medlem af bestyrelsen begærer det til behandling af et bestemt angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for det stillede forslag.
Suppleanter og associerede deltager i bestyrelsens møder på lige fod med bestyrelsesmedlemmer, dog uden stemmeret.
Hvis et medlem af bestyrelsen ønsker at træde ud af bestyrelsen, overtager 1. suppleanten vedkommendes plads i bestyrelsen.
Ved kalenderårets begyndelse udarbejdes en mødekalender for årets møder.
§ 3. INDKALDELSE AF BESTYRELSESMØDER
Møderne indkaldes skriftligt af formanden med mindst 7 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.
Med indkaldelsen skal fremsendes dagsordenen for mødet samt nødvendigt skriftligt materiale til brug for behandlingen af de enkelte emner, såfremt dette ikke er udsendt på forhånd.
Med indkaldelsen skal der endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner.
§ 4. BESTYRELSESMØDERNES LEDELSE OG BESLUTNINGSDYGTIGHED
Møderne ledes af formanden eller – i dennes forfald – næstformanden. Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne i § 3, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når mere end halvdelen medlemmerne er til stede inklusive formanden eller næstformanden.
Bestyrelsesmedlemmerne – og andre tilstedeværende – har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give tvivl om deres habilitet.
De af bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed.
Et bestyrelsesmedlem kan få sin afvigende holdning til en beslutning tilført referatet.
§ 5. REFERAT AF BESTYRELSESMØDERNE
Formanden drager omsorg for, at der skrives referat fra bestyrelsesmøderne.
Referatet opbevares hos formanden. Ethvert bestyrelsesmedlem har på forlangende ret til at gennemse referaterne.
Af protokollen skal fremgå:
1) Hvem der har deltaget i mødet.
2) Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt, samt væsentlige synspunkter
og oplysninger, der ønskes tilført referatet.
Referenten udsender mødereferat til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, associerede og eventuelle andre mødedeltagere snarest muligt – og senest 8 dage – efter mødets afholdelse. Mødedeltagernes eventuelle indsigelser mod udskriften skal straks tilsendes alle modtagere af referatet.
Samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive mødereferatet på det efterfølgende møde og dermed bekræfte deres godkendelse heraf.
§ 6. AD HOC UDVALG
Bestyrelsen kan af sin midte nedsætte ad hoc-udvalg til løsning af særlige sager.
Ad hoc-udvalg kan suppleres med særligt sagkyndige.
§ 7. ØKONOMI
Formanden har ansvaret for og dispositionsretten over årets budget, men kan uddelegere dispositionsretten helt eller delvis til bestyrelsesmedlemmer.
Uddelegering af dispositionsretten skal godkendes af bestyrelsen.
Ingen indtægt må oppebæres eller udgift afholdes uden baggrund i det vedtagne budget. Dispositioner, der ikke er indeholdt i det vedtagne årsbudget, skal forelægges bestyrelsen forinden dispositionen gennemføres.
Over foreningens kontante midler og bankkonti disponerer kassereren – og/eller en anden af bestyrelsen bemyndiget person – efter bestyrelsens forskrifter.
Kassereren har ansvaret for bogføring af indtægter og udgifter, samt udarbejdelse af årsregnskab.
Kassereren har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret, inden den betales.
Kassereren fremlægger ca. hvert kvartal en budgetopfølgning på et bestyrelsesmøde.
§ 8. REGNSKABET
Kassereren udarbejder og bestyrelsen godkender det afsluttede årsregnskab før regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.
Regnskabet skal være revideret senest 15. marts, så det kan udsendes rettidigt sammen med indkaldelse til generalforsamlingen.
Kassereren opbevarer en løbende ajourført og afstemt fortegnelse over årets medlemmer, samt en fortegnelse over eventuelle aktiver.
§ 9. TAVSHEDSPLIGT
Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt i de sager, som bestyrelsens flertal anser for fortrolige, med mindre et medlems udtalelser i disse sager ikke kan begrænses ifølge lovgivningen.
§ 10. KOMMUNIKATION, INFORMATION OG MØDER
Formanden eller – i hans forfald – næstformanden varetager den eksterne kommunikation i alle bestyrelsesanliggender mv., med mindre formanden uddelegerer opgaven helt eller delvis.
I sager med uenighed mellem bestyrelsesmedlemmerne skal formanden oplyse, at kommunikationen beror på en flertalsafgørelse.
Af hensyn til kontinuiteten i foreningens arbejde tilstræbes det i videst mulige omfang, at formand og næstformand i forening deltager i eksterne møder. Undtaget herfra er møder i kollegiale organer, hvor formanden eller næstformanden er udpeget som medlem.
Vedtaget på bestyrelsens møde den 16. april 2024